Skip to content
Priročnik o načrtovanju ravnanja z raziskovalnimi podatki logotip

Kazalo

Ohranjanje podatkov

Zadnja sprememba:

Ohranjanje podatkov skrbno načrtujemo, saj so podatki pogosto temeljno gradivo naše raziskave. Z načrtom ravnanja z raziskovalnimi podatki določimo, kako bomo preprečili njihovo izgubo in nepooblaščen dostop do podatkov. Če raziskava vključuje občutljive podatke, npr. osebne ali zaupne informacije, moramo biti o tem ozaveščeni vsi, vključeni v raziskavo, in vešči ravnanja z njimi. Dobra praksa je, da v projektni skupini določimo osebo, ki bo zadolžena za skrb za varnostni vidik hrambe podatkov. Najpogosteje je to kdo, ki ima malo več znanja na področju IT. Pozanimajmo se, kakšne možnosti zagotavlja naša raziskovalna organizacija ter se seznanimo s pravilniki, ki določajo varstvo osebnih podatkov, informacijsko ali kibernetsko varnost. V sklopu ohranjanja podatkov moramo v fazi priprave raziskave v raziskovalni skupini sprejeti dogovore in ustrezne rešitve o shranjevanju, varnostnih preslikavah ter varnosti podatkov in povezanega gradiva.

Možnosti ohranjanja podatkov

Med raziskovanjem lahko podatke shranjujemo na različnih nosilcih, vendar nekateri predstavljajo resna tveganja:

  • prenosne naprave: telefon, tablica, USB-ključ, zunanji disk,
  • storitve v oblaku,
  • lokalna hramba: računalnik, prenosni računalnik,
  • skupni diski na strežnikih raziskovalne organizacije: univerzitetni, institucionalni.

Dobro je, da poznamo njihove prednosti in slabosti z vidika hranjenja podatkov, npr. kakšno je tveganje za nepooblaščen vdor ali morebitno izgubo podatkov zaradi nezadostne zaščite.

Npr. zunanji disk je lahko poceni in enostavna rešitev, ko moramo podatke prenašati z ene na drugo lokacijo. Lahko je primeren za začasno shranjevanje neobčutljivih podatkov. Ker pa ni zaščiten pred izgubo ali uničenjem, ni primeren za shranjevanje matičnih datotek ali občutljivih podatkov.

V fazi načrtovanja raziskave je treba pripraviti in sprejeti strategijo ohranjanja podatkov v času trajanja raziskave. Oblikujemo jo, upoštevajoč naslednje vidike:

  • kakšno vrsto podatkov bomo zbirali (glede na metodo zbiranja in občutljivost podatkov),
  • kako obsežni so ti podatki (koliko digitalnih objektov in kako veliki so) in
  • kdo bo do njih dostopal.

Več v poglavju 4. Store. Storage solutions overview, CESSDA DMEG.

📌Primer: Storitve ARNES

V okviru storitve »Gostovanje infrastrukture« ARNES ponuja raziskovalkam in raziskovalcem članom omrežja ARNES »Gostovanje strežnikov« in »Gostovanje diskovnega prostora«. Med napotki za uporabo so tudi koristni nasveti za povečanje varnosti strežnika in varnostno kopiranje.

Varnostne preslikave

Okvara strojne naprave, nesreča, kraja je le nekaj primerov, s katerimi lahko mimogrede izgubimo podatke. Zato je eno od temeljnih opravil, ki ga moramo skrbno načrtovati v raziskovalni skupini, redno izvajanje varnostnih preslikav. Preverimo, ali naša raziskovalna organizacija zagotavlja varnostne preslikave, saj nam bodo te storitve lahko olajšale odgovornost.

Dobra praksa je, da imamo varnostne preslikave raziskovalnih podatkov na vsaj dveh različnih nosilcih, ki se nahajata na ločenih lokacijah, ob tem moramo redno preverjati, ali kopiji delujeta in tako služita svojemu namenu.

V fazi načrtovanja se v raziskovalni skupini dogovorimo, kdo bo odgovoren za nadzor nad varnostnim kopiranjem, kako pogosto bomo izvajali varnostne preslikave, kje jih bomo hranili, koliko prostora potrebujemo, kako bomo zagotovili varnost občutljivih podatkov ipd.

Varnost podatkov

Raziskovalni podatki so dragoceno gradivo, ki ga moramo ohranjati zaradi njegove vrednosti in preverljivosti našega dela. Nemalokrat pa obdelujemo podatke, za katere smo sicer pridobili soglasje za obdelavo, nimamo pa dovoljenja, da bi jih delili z drugimi. Skrb za varnost tako poleg skrbi pred izgubo, vključuje tudi odgovornost za preprečevanje nepooblaščenega dostopa.

Pomembno je, da vnaprej načrtujemo skrbno ravnanje z vsemi napravami in dokumenti, ki vsebujejo občutljive podatke, npr. diktafon, kamera, telefon ali druga naprava za zajem podatkov. Dobra praksa je, da podatke in povezano gradivo hranimo v varnem prostoru. Najpogosteje bo to strežnik, na katerem ima raziskovalna skupina odmerjen prostor, do katerega dostopa z geslom. Pripravimo protokole, oblikujemo močna gesla, uporabimo dvostopenjsko avtentikacijo, določimo, kdo sme dostopati do občutljivih podatkov in vodimo evidenco dostopov.

Za varnost podatkov poskrbimo z:

  • gesli,
  • šifriranjem (enkripcija),
  • varnostjo računalnikov, opreme, prostorov in mreže,
  • varno odstranitvijo podatkov,
  • organizacijskimi ukrepi.

Več o ukrepih in strategijah v poglavju 4. Store. Security, CESSDA DMEG.

Z rednim ozaveščanjem, usposabljanjem in nadzorom bomo poskrbeli, da bo raziskovalna skupina spoštovala protokole.

📌Primer: Varna hramba fizičnih gradiv

Včasih v raziskavi nastane tudi fizično gradivo, npr. podpisana soglasja za udeležbo v raziskavi. Informirano soglasje praviloma vključuje osebne podatke in dogovor o tem, kako bomo ravnali z osebnimi podatki. Da bi preprečili razkritje udeleženih v raziskavi, moramo takšne dokumente varno shraniti, npr. v omari, ki je zaklenjena in je glede dostopa do nje dogovorjen jasen protokol.

Drugi dejavniki, ki vplivajo na ohranjanje podatkov

Dobra praksa ohranjanja podatkov je povezana tudi z drugimi koraki v življenjskem krogu podatkov:

  • Redna preverba in vzdrževanje: priporočljivo je redno preverjanje celovitosti in dostopnosti podatkov ter izvajanje potrebnih nadgradenj formata ali infrastrukture. Način preverjanja in vzdrževanja je določen s pravilniki in drugimi uradnimi dokumenti.
  • Dokumentacija: podrobna dokumentacija podatkov in njihovih metapodatkov je ključna za prihodnje dostopanje in razumevanje. Metapodatki pomagajo pri ravnanju in iskanju podatkov (glej stran ORGANIZIRANJE IN DOKUMENTIRANJE PODATKOV).
  • Politike ohranjanja in brisanja podatkov: jasno določene politike ohranjanja in brisanja podatkov, ki določajo časovna obdobja hrambe in postopke za izbris podatkov.
  • Izobraževanje osebja: usposabljanje zaposlenih na področju varstva podatkov, varnostnih protokolov in najboljših praks za trajno ravnanje s podatki.

Formati podatkov

Oblika oziroma format podatkov je ključnega pomena za trajno ohranjanje, saj lahko zastareli formati povzročijo, da podatkov v prihodnosti ni več mogoče prebrati ali uporabljati. Priporočeni formati za trajno ohranjanje so običajno odprti in standardizirani formati, ki omogočajo kompatibilnost in dostopnost. Tukaj navajamo nekaj pogosto uporabljenih formatov:

    • PDF/A: standardiziran format za arhiviranje dokumentov, posebej primeren za trajno shranjevanje dokumentov.
    • TIFF ali PNG: formata za trajno shranjevanje slikovnih podatkov, prvi ne stiska podatkov, drugi pa jih stisne brez izgube kakovosti.
    • JSON, CSV ali XML: priporočeni formati za podatkovne baze, so berljivi in enostavni za migracijo.
    • WAV ali FLAC: formati brez izgube kakovosti za zvočne datoteke, primerni za trajno ohranjanje.
    • MKV: prilagodljiv, odprtokoden format za shranjevanje videa brez izgube kakovosti, združljiv z več kodeksi.

Poleg navedenih obstaja še vrsta priporočenih formatov, primernih za različne oblike digitalnih objektov, npr.: Cornell’s Digital Repository: Recommended file formats ali National Archives: Federal Records Management. Appendix A: Tables of File Formats.

📌Primer: Pretvorba formata

Če raziskovalec posname zvok v MP3 formatu in ga zgolj posluša, ne spreminja ali obdeluje, je smiselno, da v repozitorij shrani originalne posnetke. Obstaja pa vrsta izjem, pri katerih je pretvorba smiselna. Npr., raziskovalec je zvok posnel s starejšim diktafonom, ki posnetke shrani v lastniškem ali drugem formatu, ki ga najlažje obdelujemo s programom, ki je bil priložen diktafonu. V tem primeru je za trajno skrbništvo nujno, da se posnetki shranijo v priporočljivem formatu, saj se sicer njegova uporabljivost lahko kritično zmanjša.

Dobra praksa je, da se pravočasno pozanimamo o formatih, ki jih priporoča repozitorij, v katerem načrtujemo podatkovno objavo, npr. Priporočeni formati v ADP. V primeru posebnosti se v repozitoriju pozanimamo o najboljših rešitvah.

📝 Izpolni svoj NRRP

🕮 Dodatni viri